E-Mail-Eingang nutzen

Jedes Projekt bekommt automatisch eine eigene E-Mail-Adresse. Beteiligte, aber auch Behörden, Banken oder Handwerksbetriebe können dorthin schreiben – die Mails landen strukturiert im Bereich E-Mail-Eingang und werden mit KI-Unterstützung passenden Bereichen zugeordnet.

So findest du deine Projekt-Mailadresse

• Im E-Mail-Eingang steht die Adresse oben rechts mit einem Kopieren-Knopf (am Handy im ⋯-Menü).
• Ausführlich findest du sie unter Einstellungen → Posteingang im Format `projekt-slug@mail.baubegleiter.de` – kopierbar für alle Mitglieder, am Handy auch zum Teilen.
• Als Bauherrschaft kannst du dort über Adresse ändern … den vorderen Teil ändern. Weil die alte Adresse sofort ungültig wird, fragt Baubegleiter vorher noch einmal nach.

Eingehende Mails bearbeiten

• Öffne den Bereich E-Mail-Eingang. Oben siehst du, wie viele E-Mails noch zu prüfen sind. Die Ansichten Alle, Unsortiert und Quarantäne zeigen jeweils ihre Anzahl.
• Jede Zeile zeigt Betreff, Absender, Kategorie, Anhänge und wann die E-Mail kam. Ist die KI im Projekt aktiviert, schlägt sie eine Kategorie vor (Rechnung, Behörde, Gewerk, Foto, Sonstiges) und legt Anhänge in den passenden Ordner der Dateiablage.
• Passt der Vorschlag, tippst du direkt in der Liste auf den Knopf mit der Kategorie (z. B. Elektro) – fertig, ohne die E-Mail zu öffnen.
• In der geöffneten E-Mail liegen die Knöpfe unten in Daumennähe: Als … bestätigen, Anders zuordnen und unter ⋮ In Aufgabe umwandeln. Danach öffnet sich automatisch die nächste E-Mail, die noch geprüft werden muss – so arbeitest du den Stapel in einem Rutsch ab.
• Die Nachricht steht direkt unter den Eckdaten, Anhänge sind verlinkt und öffnen die Datei in der Ablage.

Quarantäne: unbekannte Absender

Mails von Absendern, die noch keinem Projektmitglied und keiner Liste „bekannte Absender" zugeordnet sind, landen zunächst in der Quarantäne statt direkt einsortiert zu werden.

Liegt etwas in der Quarantäne, erscheint über der Liste ein Hinweis mit Jetzt prüfen – er öffnet die älteste zurückgehaltene E-Mail direkt.

• Freigeben: Die Mail wird normal einsortiert. Setzt du das Häkchen Absender künftig vertrauen, gehen künftige Mails direkt durch.
• Ablehnen: Die Mail samt Anhängen wird verworfen.
• Absender blockieren …: Wie Ablehnen, zusätzlich landet die Absenderadresse auf der Sperrliste. Weil das alle künftigen Mails betrifft, fragt Baubegleiter vorher nach.

Tipp: Trage Adressen von Behörden, Bank oder Bauleitung frühzeitig in die

vertrauten Absender ein (Einstellungen → Posteingang), damit wichtige Mails nie

in der Quarantäne hängen bleiben.

Gut zu wissen

• Jede Mail erscheint als Ereignis in der Chronik – nachvollziehbar mit Zeitstempel.
• Der E-Mail-Eingang ist ein eigener freigebbarer Bereich (siehe Rollen und Bereichsfreigaben) – nicht jedes Mitglied sieht ihn automatisch.
• Rechnungen aus Mails fließen nach Bestätigung direkt in die Kostenübersicht.