Behörden-Vorgang anlegen und verfolgen

Im Bereich Behörden bündelst du alles zu einem Thema mit Amt oder Behörde – Bauantrag, Baugenehmigung, Anzeigen und Abnahmen – inklusive Schriftverkehr, Dokumenten und Fristen an einem Ort.

So legst du einen Vorgang an

• Öffne den Bereich Behörden in deinem Projekt und wähle Vorgang anlegen – am Computer oben rechts, am Handy über den Knopf unten rechts.
• Gib einen Titel ein (z. B. „Bauantrag Hauptgebäude") und tippe die Vorgangsart an (Bauantrag, Baugenehmigung, Baubeginnsanzeige, Abnahme, Fertigstellungsanzeige oder Sonstiges).
• Unter Behörde und Aktenzeichen trägst du optional beides ein – es steht danach in der Liste unter dem Titel.

Dokumente, Mails und Fristen zuordnen

• Verknüpfe Dateien aus der Dateiablage direkt mit dem Vorgang – die Datei bleibt an ihrem Ablageort, es entsteht nur eine Zuordnung.
• Mails aus dem E-Mail-Eingang lassen sich einem Vorgang zuordnen; die KI kann das bereits vorschlagen, wirksam wird es erst mit deiner Bestätigung.
• Lege je Vorgang beliebig viele Fristen an: Tippe den Vorgang an und wähle Frist anlegen (oder im Menü ⋮ der Zeile). Gib an, was fällig ist und bis wann. Fristen erscheinen auch unter Aufgaben, erinnern rechtzeitig vor Ablauf und eskalieren automatisch, wenn sie überfällig und noch nicht erledigt sind. Die Liste zeigt je Vorgang, wie viele Fristen offen sind.

Status pflegen

• Tippe den Vorgang an und wähle den neuen Status mit einem Tipp: offen, eingereicht, genehmigt, abgelehnt oder abgeschlossen – frei in beide Richtungen, da Behördenprozesse selten linear laufen. Laufende Vorgänge stehen in der Liste oben, beendete darunter.
• Jeder Statuswechsel wird mit Datum und Nutzer in der Vorgangs-Historie festgehalten.
• Beendest du einen Vorgang mit noch offenen Fristen, weist dich die App darauf hin – die Fristen erinnern trotzdem weiter, bis sie erledigt oder gelöscht werden.

Behörden-Fristen erscheinen zusätzlich im projektweiten Kalender und im

Dashboard – aber nur für Mitglieder mit Bereichsfreigabe „Behörden".

Gut zu wissen

• Ist im Projekt ein Bundesland hinterlegt, findest du dort auch die redaktionelle Checkliste und Gewährleistungsfristen.
• Wer Zugriff auf den Bereich Behörden hat, steuerst du über Rollen und Bereichsfreigaben.